Privacyverklaring partnerportaal. Voor het afgeschermde B2B-gedeelte van SalesControl en informatie op grond van artikel 13 en 14 AVG. Deze verklaring geldt voor het partnerportaal, niet voor de website salescontrol.eu. Zij is gericht aan de betrokken adviseurs en medewerkers van de Duitse keukenstudio die een toegang krijgen.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Verantwoordelijke voor het portaal: UrbanPanda International B.V., handelend onder de naam SalesControl, Wierdensestraat 149, 7604 BE Almelo, Nederland. Vertegenwoordigd door W. A. Hoving. KvK-nummer 63244977. E-mail info@salescontrol.eu. Telefoon +31 85 107 0200.
Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; een verplichting daartoe op grond van artikel 37 AVG bestaat niet.
Uw werkgever, de keukenstudio, is zelf verantwoordelijk voor uw dienstverband en voor wat daar met uw gegevens gebeurt. Deze verklaring gaat alleen over wat wij in het portaal verwerken.
2. Voor wie deze verklaring geldt
Voor de betrokken adviseurs en medewerkers van de Duitse keukenstudio die van de studio een toegang tot het partnerportaal hebben gekregen. Gebruikersaccounts, inloggegevens en de gegevens van de doorgegeven aanvragen zitten in het portaal.
Voor bezoekers van de website salescontrol.eu geldt de afzonderlijke privacyverklaring van die website. Voor de Nederlandse consumenten van wie u de aanvragen in het portaal ziet, geldt de privacyverklaring op keukensoverdegrens.nl.
3. Uw gebruikersaccount
Bij elke toegang leggen wij vast:
- voor- en achternaam en functie;
- de keukenstudio en de vestiging waaraan u verbonden bent;
- zakelijk e-mailadres en zakelijk telefoonnummer;
- de talen waarin u adviseert, zodat wij aanvragen aan de juiste taal kunnen toewijzen;
- gebruikersnaam, een cryptografische hash van uw wachtwoord en, als die aanstaat, de instellingen van de tweefactoraanmelding.
Uw wachtwoord zelf wordt niet opgeslagen en is voor ons niet leesbaar. Privécontactgegevens hebben wij niet nodig; vul die dus niet in.
4. Waar wij uw gegevens vandaan hebben
Wij hebben uw gegevens niet bij uzelf verzameld, maar van uw werkgever gekregen bij de aanmelding van de studio als partner of bij het later aanmaken van een toegang. Artikel 14 AVG verlangt dat wij u dat melden; dat doen wij hiermee en bij uw eerste aanmelding in het portaal.
De studio verzekert ons contractueel dat zij uw gegevens rechtmatig mag doorgeven en u daarover heeft geïnformeerd.
5. Logbestanden
Het portaal houdt een logboek bij, zodat navolgbaar blijft wie welke aanvraag heeft behandeld. Vastgelegd worden:
- tijdstip van aan- en afmelden, IP-adres en browser;
- welke aanvraag wanneer is geopend en welke status is gezet;
- notities die u bij een aanvraag schrijft, met uw naam en het tijdstip;
- mislukte aanmeldpogingen.
Doel: beveiliging van de toegang, navolgbaarheid van de behandeling en het oplossen van storingen. Rechtsgrond: artikel 6 lid 1 onder f AVG.
6. Prestatiecijfers en medezeggenschap
Uit het logboek volgen cijfers: hoeveel aanvragen zijn toegewezen, hoeveel afspraken daaruit zijn gekomen en hoeveel opdrachten. De vergoeding berekenen wij uitsluitend over het gemiddelde van het hele partnerbedrijf, niet per adviseur. Wij maken geen ranglijst van individuele medewerkers en geven uw werkgever geen beoordeling van u als persoon.
Toch is een systeem waaruit individuele prestaties af te lezen zijn, arbeidsrechtelijk niet neutraal. Bestaat er in uw bedrijf een ondernemingsraad, dan heeft die op grond van § 87 lid 1 onder 6 BetrVG medezeggenschap bij de invoering en toepassing van technische voorzieningen die bestemd zijn om gedrag of prestaties van werknemers te controleren. Uw werkgever is ervoor verantwoordelijk die instemming te hebben voordat hij toegangen aanmaakt.
Wat wij uw werkgever laten zien: uw studio ziet in het portaal de behandeling per aanvraag, en daarmee ook wie die heeft behandeld. Dat is niet te scheiden zonder de navolgbaarheid op te geven. Wat uw werkgever daarmee doet, valt onder zijn verantwoordelijkheid en onder Duits arbeids- en privacyrecht.
7. De aanvraaggegevens van de consument
In het portaal staan de gegevens van Nederlandse consumenten die via onze portalen een aanvraag hebben gedaan: naam, telefoonnummer, e-mailadres, woonplaats, budgetindicatie, planning, een mogelijke merkvoorkeur en de gewenste taal.
Voor die gegevens zijn wij en uw studio in de fase van selectie en doorgifte gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk op grond van artikel 26 AVG; daarna is uw studio alleen verantwoordelijk. De verdeling staat in de gegevensdelingsovereenkomst tussen ons en uw studio.
Wat u ermee mag: de afspraak maken, adviseren, ontwerpen, een offerte uitbrengen en een daaruit volgende opdracht uitvoeren. Wat niet: deze gegevens overnemen in een eigen nieuwsbrief-, mailing- of advertentiebestand, uploaden naar een advertentieaccount of doorgeven aan derden. Dat is zo met uw werkgever afgesproken.
8. Rechtsgronden
- Uw account beheren en aanvragen toewijzen: artikel 6 lid 1 onder f AVG. Dit berust op ons gerechtvaardigd belang bij de uitvoering van de samenwerking met uw studio. Zonder een genoemde contactpersoon per vestiging en taal is geen aanvraag zinvol toe te wijzen.
- Logging en toegangsbeveiliging: artikel 6 lid 1 onder f AVG.
- Aanvraaggegevens van consumenten: artikel 6 lid 1 onder b AVG in samenhang met artikel 26 AVG.
- Wettelijke bewaarplicht: artikel 6 lid 1 onder c AVG.
Voor zover nationaal recht over werknemersgegevens op grond van artikel 88 AVG strengere eisen stelt, gelden die aanvullend in de verhouding tot uw werkgever.
9. Ontvangers en hosting
- Uw keukenstudio, als partner en, voor de aanvraaggegevens, als eigen verantwoordelijke.
- DigitalOcean, LLC, 105 Edgeview Drive, Suite 425, Broomfield, CO 80021, Verenigde Staten, is hoster van het portaal en verwerker op grond van artikel 28 AVG, met servers in het datacentrum Amsterdam. De gegevens liggen daarmee in de Europese Unie; de onderneming zelf is in de Verenigde Staten gevestigd en beroept zich voor dat geval op haar certificering onder het EU-US Data Privacy Framework, met de standaardcontractbepalingen als terugval.
- Namecheap, Inc., Phoenix, Verenigde Staten, voor zover het portaal e-mails aan u verstuurt; de servers staan in de Verenigde Staten en zijn afgedekt met de standaardcontractbepalingen op grond van artikel 46 lid 2 onder c AVG.
- Overheidsinstanties, voor zover wij wettelijk verplicht zijn.
Verkoop van gegevens vindt niet plaats. Andere partnerstudio's zien uw gegevens en uw aanvragen niet.
10. Bewaartermijnen
- Gebruikersaccount: zolang uw toegang bestaat; na het einde van de samenwerking of na uw vertrek zetten wij hem direct op non-actief en verwijderen wij hem na 3 maanden.
- Logbestanden: 12 maanden, daarna verwijdering.
- Notities bij een aanvraag: zolang de aanvraag bewaard blijft.
- Aanvraaggegevens: volgens de termijnen van de gegevensdelingsovereenkomst: 3 maanden zonder afspraak, 12 maanden na een afspraak zonder opdracht, bij een opdracht volgens de wettelijke termijnen.
- Afrekenstukken: 7 jaar op grond van artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen.
11. Uw rechten en klachtrecht
U heeft tegenover ons de rechten uit de artikelen 15 tot en met 21 AVG: inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerkingen die op artikel 6 lid 1 onder f rusten.
Een bericht aan info@salescontrol.eu volstaat; wij antwoorden binnen een maand. Gaat uw verzoek over uw werkgever, dan sturen wij het binnen drie werkdagen door en laten wij u dat weten.
Klacht op grond van artikel 77 AVG: bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, of bij de privacytoezichthouder van uw deelstaat.
12. Beveiliging en uw plichten
Het portaal is alleen over een versleutelde verbinding bereikbaar. Wij nemen maatregelen op grond van artikel 32 AVG: persoonsgebonden accounts, rollen met gelaagde rechten, logging en, waar aangezet, tweefactoraanmelding.
Van u verwachten wij dat u uw toegang niet deelt, geen gezamenlijk account voor meerdere personen gebruikt, aanvraaggegevens niet op privéapparatuur of in privépostvakken opslaat, en ons direct meldt wanneer uw toegang gecompromitteerd kan zijn.
13. Geen geautomatiseerd besluit
Welke aanvraag bij welke vestiging en welke taal past, bepalen mensen. Een geautomatiseerd besluit in een individueel geval, met inbegrip van profilering als bedoeld in artikel 22 AVG, vindt niet plaats, en wij stellen geen profiel van u op.